Le service administratif

Organisation, écoute et bienveillance

Ce service est la colonne vertébrale organisationnelle de l’EHPAD : il soutient les équipes de terrain, simplifie les démarches et veille à ce que chaque interaction — qu’elle soit administrative, financière ou humaine — se fasse avec clarté et bienveillance.

À l’EHPAD Résidence les Aulnes, la Direction et l’équipe administrative œuvrent avec un objectif clair :
libérer les familles et les résidents des contraintes administratives, pour qu’ils se consacrent pleinement à l’essentiel – le bien-être et la vie au quotidien.

Notre équipe se compose de la Direction, d’un adjoint de Direction, d’un agent en charge des ressources humaines et de la formation, d’un agent dédié à l’accueil et aux admissions, et d’une professionnelle en charge de la facturation.

Ensemble, nous travaillons main dans la main avec les soignants, les équipes techniques et les animateurs pour que chaque démarche se fasse avec clarté, réactivité et bienveillance.

L’ agent d’accueil est présent pour vous recevoir, vous orienter et répondre à vos questions, sans rendez-vous, du lundi au vendredi de 10h00 à 13h00 et de 13h30 à 17h00.

Nous mettons un point d’honneur à :

  • écouter chaque demande
  • personnaliser chaque réponse
  • et ne jamais oublier notre sourire !

Direction générale

Rôle : Piloter et représenter l’établissement, en assurer la gestion globale et la mise en œuvre du projet d’établissement.

Où la trouver : Bureau de direction (sur rendez-vous pour échanges approfondis).

Quand vous la rencontrerez : Lors des réunions institutionnelles, des rencontres familles ou pour un échange stratégique sur un projet ou un partenariat.

Moment typique : Présentation d’un nouveau projet au conseil d’administration, suivi d’une rencontre avec les équipes pour en détailler la mise en œuvre.

Direction adjointe – Développement & optimisation

Rôle : Développer les projets, optimiser les ressources financières, coordonner la mise en œuvre des innovations.

Où le trouver : Bureau de direction adjointe, souvent en lien avec les pôles terrain.

Quand vous la rencontrerez : Lors du lancement d’un nouveau dispositif ou pour un point technique sur une action en cours.

Moment typique : Passage d’un bureau à l’autre pour caler un budget, ajuster un planning, puis réunion express avec l’équipe animation pour financer un nouveau partenariat.

Finances & comptabilité

Rôle : Assurer une gestion claire et rigoureuse des budgets, facturations et aides financières (APA, aide sociale).

Où la trouver : Bureau comptabilité.

Quand vous la rencontrerez : Lors de l’admission, du suivi de facturation ou pour toute question sur les aides.

Moment typique : Explication pas à pas à une famille du calcul du tarif, impression des documents nécessaires et accompagnement pour la demande d’aide.

Ressources humaines

Rôle : Gérer les carrières, plannings, formations et accompagnements du personnel.

Où la trouver : Bureau RH, à proximité de la direction.

Quand vous la rencontrerez : À l’embauche, lors d’une demande de formation ou pour ajuster un planning.

Moment typique : Réorganisation express du planning suite à un imprévu, avec un sourire et une solution qui sécurise le service.

Accueil & orientation

Rôle : Accueil & orientation

Où la trouver : À l’accueil, rez-de-chaussée.

Quand vous la rencontrerez : Du lundi au vendredi 10h à 13h et 14h à 17h.

Moment typique : Une famille arrive avec une question urgente : l’agent d’accueil prend le temps d’écouter, apporte les réponses immédiates et coordonne un rendez-vous avec le pôle concerné.